Documentación a Acompañar a las solicitudes de Documentos Conservados en los Archivos Dependientes del Ministerio del Interior

Uno de los mayores desafíos para realizar trámites en línea es conocer la documentación a acompañar en las solicitudes de documentos conservados en los archivos dependientes del Ministerio del Interior. Es fundamental tener en cuenta que, sin la documentación adecuada, es posible que el proceso no pueda ser completado satisfactoriamente. Por lo tanto, es importante informarse correctamente y asegurarse de tener todos los documentos necesarios antes de iniciar cualquier trámite en línea.

El Ministerio del Interior nos expone brevemente los Documentación a Acompañar a las solicitudes de Documentos Conservados en los Archivos Dependientes del Ministerio del Interior.

Documentación a Acompañar a las solicitudes de Documentos Conservados en los Archivos Dependientes del Ministerio del Interior

Las solicitudes deben ir acompañadas de uno de los siguientes documentos:
• Copia del DNI, pasaporte, tarjeta del número de identificación de extranjeros
(NIE) o cualquier otro documento identificativo análogo, o bien
• Autorización al Ministerio del Interior para comprobar la identidad del solicitante
a través del Servicio de Verificación de Datos de Identidad (SVDI), que se cumplimenta
en el propio formulario de solicitud.
Ninguno de estos documentos será necesario en los siguientes casos:
• Si la solicitud se presenta en la Sede electrónica del Departamento mediante firma
electrónica certificada.
• Si alguno de dichos documentos ya fue presentado con anterioridad por el interesado
para un procedimiento análogo, en cuyo caso es conveniente indicarlo así
expresamente en la solicitud.
Además de esto, en determinados casos, puede ser necesario aportar los siguientes
documentos o medios de acreditación:
• En los supuestos de representación legal de personas físicas, deberá acreditarse la
representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna,
o mediante declaración en comparecencia personal del interesado. Para los
casos afectados por la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de
Carácter Personal, el representante legal podrá actuar solamente en el caso de incapacidad
o minoría de edad del titular de los datos.
• Si el titular de los datos es una persona jurídica, el solicitante deberá presentar
copia de la escritura notarial que acredite fehacientemente su condición de representante
legal de dicha entidad.
• Los interesados en los procedimientos deberán acreditar documentalmente dicha
circunstancia.
• En el caso de documentos que contengan datos personales a los que no se pueda
aplicar el plazo general de 25 o 50 años previsto en el artículo 57 de la Ley 16/1985,de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, bien por referirse a una pluralidad
de personas en la que no es posible establecer los plazos aplicables para todas y
cada una de ellas, bien porque el plazo genérico de 50 años no permite establecer
que la información se refiera a personas ya fallecidas, en presencia de datos personales
que gocen de mayor protección que el derecho de acceso que se pretende
ejercer, los solicitantes deberán aportar autorización del titular de los datos,
acompañada de fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del autorizante, según el
modelo de autorización previsto en la Instrucción de 12 de julio de 2006 (Anexo II).
Este impreso está disponible para descarga en la página web del Departamento:
http://www.interior.gob.es/es/web/archivos-y-documentacion/archivo-generalsistema/
servicios/servicio-al-ciudadano
• Podrán acceder a los datos personales de los fallecidos, antes del transcurso del
plazo general de 25 o 50 años, sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad
o primer grado de afinidad, o personas ligadas por relación de afectividad
análoga al matrimonio. Dichas personas podrán también autorizar el acceso a dichos
datos por parte de terceros, en cuyo caso la autorización deberá venir acompañada
de la fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del autorizante.Todo ello con
excepción de los ficheros incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. En el
supuesto de discrepancias sobre el acceso a los datos, se dará primacía al parentesco
por consanguinidad sobre la afinidad, y dentro del mismo, al primer grado
sobre el segundo. Para el acceso a los datos por parte de los familiares, o de terceros
autorizados por éstos, deberá presentarse copia del Libro de Familia u otro
documento que acredite la vinculación familiar, matrimonial o constitutiva de análoga
relación de afectividad con el fallecido.
• Los investigadores que deseen acceder a documentos excluidos de consulta pública
conforme a los casos enumerados en los regímenes general y específico, deberán
acreditar la relevancia e interés histórico, científico o cultural mediante memoria
de la tesis o trabajo de investigación correspondiente, avalada por su director,
en su caso. En ningún caso, la cumplimentación de este requisito condicionará el
sentido final de la resolución a la solicitud de acceso.
• Las solicitudes de personas que ostenten la condición de diputado, senador, miembro
de la asamblea legislativa de una Comunidad Autónoma o de una corporación
local, se tramitarán conforme a las disposiciones específicas de la Ley 30/1992, de
26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, de los Reglamentos de las Cámaras, y del Real Decreto
Ley 5/1994, de 29 de abril, por el que se regula la obligación de comunicación de
determinados datos a requerimiento de las comisiones parlamentarias de investigación.
• Cuando así se estime oportuno, a la luz de las circunstancias del caso concreto, se
podrá requerir al solicitante declaración escrita por la que se comprometa a no
utilizar la información ni las reproducciones suministradas con fines que puedan
afectar al derecho al honor, la intimidad y la propia imagen, o a aquellos otros reconocidos por la legislación reguladora de la propiedad intelectual, comercial o
industrial, según el modelo que figura como Anexo IV a la Instrucción de 12 de julio
de 2006, de la Secretaría General Técnica, por la que se dictan normas sobre el acceso
y la consulta de documentos en los archivos dependientes del Ministerio del Interior.
Este modelo está disponible para su descarga en la página web del Departamento:
http://www.interior.gob.es/es/web/archivos-y-documentacion/archivo-generalsistema/
servicios/servicio-al-ciudadano